De traditionele finance-afdeling
Voordat we ingaan op de toekomst van de finance-afdeling is het goed om eerst te kijken naar de huidige situatie binnen de meeste organisaties. Traditioneel gezien zijn veel finance-teams sterk gericht op nauwkeurigheid en mede daardoor wordt er terughoudend omgegaan met het inzetten van digitale technieken. Een organisatie is echter altijd in ontwikkeling, denk bijvoorbeeld aan de introductie van nieuwe dienstverlening, nieuwe producten, strategische keuzes, veranderende factuurstromen en nieuwe werkwijzen rondom transactieverwerkingen. Binnen de finance-afdeling komt alles samen en de organisatie heeft hierbij behoefte aan een partner die ondersteunt met financieel advies en inzichten. Omdat veel finance-afdelingen echter nog grotendeels handmatig opereren is hier simpelweg geen tijd voor. Door vast te houden aan de traditionele en handmatige werkwijzen blijven bepaalde operationele uitdagingen terugkomen.
Door vast te houden aan deze werkwijze zijn er een aantal uitdagingen die terug blijven komen:
Piekbelasting, werkdruk & fouten
Maand- en jaarafsluitingen veroorzaken vaak een enorme piekbelasting voor het finance-team. Deze momenten brengen niet alleen veel stress met zich mee, maar vergroten ook de kans op fouten. Deze fouten kunnen vervolgens grote (financiële) impact hebben, bijvoorbeeld door reputatieschade.
Inconsistentie & compliancy
Elke medewerker heeft zijn eigen manier van werken, waardoor kleine verschillen ontstaan in hoe taken worden uitgevoerd. Dit is een risico voor de waarborging van compliancy op het gebied van wet & regelgeving. Daarnaast komt dit de datakwaliteit niet ten goede waardoor het verkrijgen van inzichten uit deze data lastiger wordt.
Afhankelijkheid van specifieke collega’s
In veel traditionele finance-teams is bepaalde kennis vaak geconcentreerd bij een beperkt aantal medewerkers. Wanneer een collega afwezig is of de organisatie verlaat, kan dit leiden tot vertragingen en inefficiënties, omdat de overblijvende teamleden niet altijd over dezelfde kennis of expertise beschikken.
Gebrek aan integratie en versnipperde informatie
In veel organisaties circuleren losse Excel-rapporten door de afdelingen, wat leidt tot een gebrek aan overzicht en inefficiëntie. Verschillende systemen en applicaties sluiten vaak niet goed op elkaar aan, waardoor informatie versnipperd raakt. Dit maakt het moeilijk om een totaaloverzicht te krijgen van de financiële situatie en om snel en accuraat te kunnen rapporteren.
Deze uitdagingen zorgen ervoor dat finance-teams zich blijven richten op administratieve taken in plaats van de rol van strategische partner op zich te nemen. Dit terwijl de behoefte aan een proactieve en adviserende finance-afdeling steeds groter wordt.
De toekomstige finance-afdeling
De finance-afdeling van de toekomst ziet er fundamenteel anders uit dan de traditionele variant. Door het slim inzetten van technologieën wordt een groot deel van de operationele taken binnen finance overgenomen door slimme systemen. Denk aan factuurverwerking, transactieverwerking en rapportageprocessen die door de inzet van een zogenaamde "Finance Hub" grotendeels automatisch verlopen. Hierdoor wordt er tijd vrijgemaakt en verschuift de rol van de finance-professional van administratieve uitvoerder naar strategische partner, waarbij digitale skills en het vermogen om real-time data te analyseren en interpreteren essentieel wordt. Een samenwerking tussen mens en techniek is hierbij dus key.
Finance hub
De finance hub is een centraal platform waarin alle financiële stromen en informatie samenkomen. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat de hub integreert met andere systemen zoals een CRM-applicatie en betaaldiensten. Hierdoor kunnen er automatische verwerkingen worden uitgevoerd op basis van bepaalde gebeurtenissen. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van een betaling op basis van een inkomende factuur. De automatisering hiervan wordt uitgevoerd met workflows die werken met een vaste ruleset zodat consistentie wordt gewaarborgd. Het is indien nodig ook mogelijk om hierbij handmatige controles toe te voegen in het proces.
Een ander belangrijke rol van de finance hub is het consolideren van de verschillende databronnen. Hierdoor wordt het mogelijk integrale inzichten te verkrijgen in de financiële situatie en stromen binnen de gehele organisatie. Op basis van deze geconsolideerde data kunnen specifieke inzichten/rapporten beschikbaar worden gesteld aan geautoriseerde personen binnen de organisatie. De finance hub fungeert dus niet alleen als een middel om repetitieve handelingen te automatiseren, maar ook als een platform voor diepgaande analyses en strategische besluitvorming.
Andere competenties
Met het inzetten van een finance hub veranderen ook de nodige competenties van finance-professionals. Waar voorheen het vermogen om administratieve taken uit te voeren centraal stond, worden nu meer digitale en analytische vaardigheden gevraagd. Het vermogen om financiële data te interpreteren en te vertalen naar waardevolle bedrijfsinzichten wordt een kerncompetentie.
Daarnaast is het belangrijk dat finance-professionals een goed begrip ontwikkelen van de achterliggende technische concepten. De inhoudelijke proceskennis is al aanwezig en deze digitale vaardigheid wordt ingezet voor het verder automatiseren van terugkomende taken via workflows. Het begrijpen van hoe deze workflows in elkaar zitten en hoe ze kunnen worden aangepast is een belangrijke nieuwe competentie. Finance-professionals moeten in staat zijn om rulessets aan te passen en te optimaliseren om ervoor te zorgen dat geautomatiseerde processen blijven aansluiten bij de veranderende behoeften van de organisatie. Het wordt steeds belangrijker om kansen voor verdere automatisering te spotten. Dit betekent niet alleen dat finance-medewerkers moeten begrijpen hoe de techniek in grote lijnen werkt, maar ook dat ze actief moeten zoeken naar mogelijkheden om processen verder te stroomlijnen.
Het goede nieuws is dat dit, dankzij de opkomst van low/no-code oplossingen en AI, steeds eenvoudiger wordt. Waar technische kennis voorheen een struikelblok was, kunnen finance-professionals nu zelf, zonder uitgebreide programmeerervaring oplossingen ontwikkelen en aanpassen. Wanneer een proces eenmaal is geautomatiseerd dan kost het minimale tijd om deze operationeel te houden waardoor er kostbare tijd vrijgespeeld wordt.
Door het inzetten van een finance hub en nieuwe competenties binnen het finance team wordt het mogelijk om de organisatie te ondersteunen met strategisch, financieel advies en real-time inzichten. De finance-afdeling is hierdoor een belangrijke, proactieve partner in de verdere ontwikkeling van de organisatie geworden.
Hoe komen we daar?
De transformatie van de finance-afdeling naar een strategische partner binnen de organisatie vraagt om een gerichte aanpak. Het implementeren van een Finance Hub, het ontwikkelen van nieuwe competenties en het benutten van technologische mogelijkheden zijn daarbij essentiële stappen. Wij begrijpen dat deze overgang complex kan zijn en dat het lastig is om te bepalen waar te beginnen. We helpen je graag om de beweging richting de toekomst in gang te zetten. Wil je weten hoe? We vertellen je er graag meer over!
