.png)
2200 studenten en 150 docenten kunnen hun bestanden weer inzien in nieuw studentenvolgsysteem
Zoals bijna elke onderwijsinstelling gebruikt het Grafisch Lyceum Utrecht een studentenvolgsysteem. Hiermee kunnen zij de voortgang bijhouden, gespreksnotities invoegen en cijferlijsten aanleveren. Recent heeft het Grafisch Lyceum Utrecht de overstap gemaakt naar Osiris als nieuw studentvolgsysteem. Om de verandering voor de ruim 2200 studenten minimaal te houden is het belangrijk dat alle gegevens van het oude studentvolgsysteem in Osiris komen. Daar lag voor het Grafisch Lyceum de uitdaging.
Het oude systeem had geen mogelijkheid om alle gegevens in één keer aan te leveren aan het Grafisch Lyceum Utrecht. Een optie zou zijn geweest om iemand in te huren die bijna 40.000 bestanden handmatig uit het oude systeem moet downloaden en opslaan. Een veel logischere stap is om dit geautomatiseerd te verwerken.
Novictus heeft voor het Grafisch Lyceum een oplossing ontworpen die documenten van studenten automatisch ophaalt van de webpagina van het oude studentenvolgsysteem en deze opslaat in een aparte map op studentnummer. Deze oplossing draait op een onpremise omgeving van het Grafisch Lyceum en is met één druk op de knop te starten. Juist doordat dit helemaal on-premise draait heeft Novictus nooit de gegevens zelf in bezit gehad, wel zo veilig omtrent AVG.
Het Grafisch Lyceum Utrecht heeft op deze manier veel kosten bespaard voor externe inhuur. Daarnaast verkleint deze oplossing de kans op fouten aanzienlijk doordat het werkelijk alle document bekijkt en niet per ongeluk een document zal missen. Ook is de afhandelingssnelheid aanzienlijk sneller. Door slechts een paar dagen de applicatie te laten draaien zijn alle documenten automatisch verwerkt.
Door het migreren van documenten te automatiseren kunnen de onderwijsinstelling en docenten zich blijven richten op het belangrijkste aspect: het begeleiden en ondersteunen van hun studenten, zonder dat zij zich zorgen hoeven maken over het verliezen van informatie bij de overgang naar een nieuw systeem.
