Voortman gebruikte een verouderde integratietool om SAP S/4HANA en Salesforce te koppelen. Het systeem was complex, arbeidsintensief en afhankelijk van externe partijen. Eigenlijk was de oude integratietool op veel gebieden een black box waardoor wijzigingen en strategische doorontwikkeling moeizaam verliep. De tool is 2027 end-of-life en een migratie vanuit deze tool kost minimaal een jaar tijd. Daarom was dit een goed moment om te kiezen voor een toekomstbestendige oplossing.

‍

Evaringen met de oude integratietool zijn als input gebruikt voor het opstellen van requirements voor de implementatie van een nieuwe integratietool. Hiermee wil Voortman niet alleen applicaties met elkaar koppelen maar ook backoffice processen automatiseren. De belangrijkste requirements zijn:

‍

• Flexibel & schaalbaar: de (digitale) wereld verandert snel en de nieuwe tool moet flexibel en snel inspelen op veranderende omstandigheden, wensen en eisen vanuit de business en interne organisatie.

‍

• Laagdrempelig: het gebruik van de tool is intuïtief waardoor er weinig technische kennis nodig is voor het beheren en ontwikkelen van nieuwe oplossingen.

‍

• Autonomie & doorontwikkeling: Voortman moet volledig zelfstandig nieuwe integraties en workflows ontwikkelen en beheren.

‍

• Toekomstbestendig: de tool moet vanuit de leverancier continue doorontwikkeld worden met de nieuwste technieken.

Na uitgebreid marktonderzoek bleek dat Workato het beste aansluit bij deze requirements. Workato is een low-code Cloud platform voor automatisering en integratie waarmee bedrijven automation flows (genaamd recipes) stroomlijnen door applicaties, gegevens en processen met elkaar te verbinden. Workato sluit perfect aan bij de gestelde wensen en eisen om de bedrijfsvoering van Voortman optimaal te ondersteunen.

Met hulp van Novictus werd het Workato-platform geïmplementeerd volgens de werkwijze “voordoen, samen doen, zelf doen." Novictus heeft Voortman ondersteund met de volgende activiteiten:

‍

1. Inrichten van het Workato platform. (voor doen)

‍

2. Trainen en opleiden van intern personeel om Workato optimaal in te kunnen zetten. (voor doen/samen doen)

‍

3. Migreren van bestaande koppelingen tussen Salesforce en SAP HANA. (samen doen)

‍

4. Ondersteuning en begeleiding bij het beheer en doorontwikkelen van integratie en automatiseringsoplossingen. (zelf doen)Na een succesvol migratietraject is de oude integratietool uitgezet.

De cijfers over de afgelopen maanden laten ook zien hoe Workato de werkdruk heeft verminderd en foutgevoelige taken heeft geautomatiseerd. In november zijn bijvoorbeeld al meer dan 130.000 taken geautomatiseerd, een recordaantal voor Voortman. Deze schaalvergroting bewijst niet alleen dat de oplossing robuust is, maar ook dat het team actief nieuwe automatiseringen toevoegt om meer processen te optimaliseren.

De flexibiliteit van Workato biedt Voortman bovendien een platform waarmee ze sneller kunnen inspelen op veranderende behoeften.

‍

• In de eerste maand na livegang, april, heeft Voortman met slechts zes recipes al meer dan 84.000 succesvolle geautomatiseerde taken uitgevoerd. In de maanden daarna bleef de oplossing groeien in zowel omvang als effectiviteit.

‍

• Gemiddeld worden er per maand meer dan 70.000 taken uitgevoerd, waarbij elke job een specifieke automatiseringsactie vertegenwoordigt, zoals data-uitwisseling tussen applicaties of het activeren van workflows.

‍

• Het aantal recipes groeide van 6 in april naar 20 in november, wat de schaalbaarheid en flexibiliteit van het platform aantoont.

‍

• Ondanks het groeiende aantal jobs en recipes bleef de betrouwbaarheid hoog: het aantal mislukte jobs lag doorgaans onder 1% van het totaal.

‍

De implementatie van Workato bracht Voortman niet alleen praktische oplossingen, maar ook een verschuiving in mindset binnen het team: processen worden niet langer gezien als statische componenten binnen silo’s, maar als samenhangende schakels in een flexibel ecosysteem; steeds meer een Automation Mindset. Dankzij de intuïtieve low-code omgeving van Workato heeft Voortman nu een platform dat niet beperkt wordt door de functionaliteiten van individuele applicaties.

‍

Een belangrijk voordeel is de mogelijkheid om een Single Source of Truth te creëren. Met Workato kunnen gegevens en activiteiten worden geplaatst waar ze het meeste waarde toevoegen. Dit betekent dat data niet alleen beschikbaar is, maar ook strategisch gebruikt kan worden in het applicatielandschap.